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展現成果的人,在該「捨棄」時絕不猶豫

「希望你在下個星期一前,整理好要向客戶提交的企劃。」 接獲上司的指示,為了整理出企劃書,得先著手蒐集資訊。藉由網路或書籍找來許多有可能派上用場的資訊,然後開始進行分折。由於在進行這項工作時,同時還有一般業務要處理,所以白天要忙著跑業務和開會,能專心投入蒐集資訊和分析的時間就只剩晚上。 儘管「時間不夠」的壓力壓得你喘不過氣來,卻還是得連日加班……結果還是沒有足夠的時間整理企劃書,最後連週末都得到公司加班趕工。好不容易在隔週的星期一提出企劃書,卻被上司的一番話徹底擊倒。 「感覺不太對呢。這份企劃很無趣。明天再交一份不一樣的企劃書來。」 結果變成要再熬夜重寫新的企劃書……相信許多人應該都有類似的經驗吧?

以必要的最少能量,創造出最大的成果

請回頭看看你的工作情形。 「一味的忙碌,工作卻展現不出成果。」 「明明工作賣力,卻得不到顧客或上司的好評。」 「總是手忙腳亂,趕在期限前才完成,或是趕不上期限。」 如果你的工作情況符合其中任何一項,那就說明了你沒有做好工作步驟的安排。 這樣的人,我建議採用「迷你思考」。 所謂的最小化,指的就是「最少、最小限度」的意思。換言之,迷你思考就是以最少的力量展現出最大成果的思考法。 迷你思考並不是要做更多事。而是聚焦在最重要的事情上,以創造出成果的一種思考方式。這種思考方式,也可說是將自己的時間和能量做最有效果且最小限度的分配。 例如,請試著想像陽光的能量。通常陽光是分散照向所有地方,但如果用放大鏡將陽光集中在同一點上,就能化為足以焚燒紙張的能量。 同樣的,如果同時有許多事項要處理,能量就會往各個方向分散。但要是能聚焦在同一個方向,這股力量就會變強,並快速的前進。將能量集中在同一點上,使用所需的最少能量,如此便能創造出最大的成果。 懂得做迷你思考的人,都不會同時處理多項工作。明白應該將焦點放在最重要的事情上,「捨棄」其他事項,這樣的人就能以最低限度的勞力,展現出最高限度的成果。這可稱之為「極致的步驟安排術」。

提高「品質」與「速度」的迷你思考

「現在你最應該集中全力的要事是什麼?」這是時常對公司老闆或是企業人士拋出的問題,而麥肯錫的顧問以及活躍於商場最前線的人們,其共通點就是能馬上回答出這個問題。 換言之,他們能清楚明確的掌握最重要的事是什麼。他們把精力集中在這上頭,所以能在不浪費力氣的情況下,以最低限度的勞力提升成果。就像這樣,透過迷你思考來進行工作步驟的安排,能朝向目標確實的創造出成果。 「現在你最應該集中全力的要事是什麼?」你是否能馬上回答這個問題呢? 如果做不到,那你很可能正在分散你的能量。 現今的企業人士,總有堆積如山的工作等著處理。迫切需要以有限的人力完成眾多工作,提升成果。總感覺自己非得著手進行生產性更高的工作不可,但同時又感到焦急,擔心自己是否能同時完成所有工作,像這樣的人應該不在少數。 企業人士處在如此嚴峻的環境下,累得筋疲力竭,而救他們脫離苦海的新思維,就是迷你思考。

以迷你思考同時追求「品質」與「速度」

迷你思考是從事一流的工作所不可或缺的技術。 如前所述,要追求工作的「品質」與「速度」,同時展現過人成果。這在麥肯錫是理所當然的事。 但離開麥肯錫後,我真切感受到,許多企業人士在從事工作時,總是偏向「品質」和「速度」的其中一方。 如果工作仔細,品質也不錯,但總是延誤交期,那麼,就算工作做得再好,也無濟於事。由於是團隊工作,只要有一人延遲,便會造成許多人的困擾。 此外,在很多職場上,一個人同時負責許多工作,身兼數職,是理所當然的事,因此要是處理一件工作得多花時間,整體工作的成果便會降低。相反的,只有工作速度快,但品質沒跟上的情況,也是個問題。 「工作速度快的人=工作能力強的人」這是錯誤觀念。當然,工作速度快確實比工作速度慢來得強,但如果很快便完成工作,可是疏漏百出,品質也乏善可陳,這樣只會換來顧客或上司的負評。 另外,如果工作表現就只有速度快,只要累積相當的經驗後,任誰也能變得熟練,總有一天會被派遣員工、打工人員、AI(人工智慧)所取代。 以只有你才想得到的妙點子,或是只有你才能辦到的行動,創造出成果,這樣的工作才稱得上是高品質的工作。 話說回來,速度與品質兼顧,又是怎樣的情形呢?我們來仔細瞧瞧吧。 所謂的工作速度快,品質又好,指的是以很快的速度掌握課題,並加以解決,展現出成果。意思是指「生產性高」。 快速推動工作,與工作迅速,是兩碼子事。所謂的快速推動工作,是在接受工作委託後,盡可能提早展開工作。而另一方面,所謂的工作迅速,則是指工作上所花費的時間比較短。 提早展開當然不錯,但在適當的時機完成,比提早展開更為重要。所謂適當的時機,指的是在期限前完成工作。最好能先思考這樣的時機,再展開工作的規劃。 比起急著想早點展開,結果造成工作品質低落,還不如從期限日往回推算進行規劃,趕在期限前完成,這樣才能造就出高品質的工作成果。 因此,所謂速度與品質兼具的人,指的就是能以很快的速度在期限前完成高品質工作的人。也就是看清楚品質的高低,亦即成果,然後展開行動,不白白浪費力氣。為此,最重要的就是集中精力,確實的創造出成果。其他則一律捨棄。 你所從事的工作,是否「品質×速度」兼具呢? 如果你自覺沒能做到這一點,建議你現在馬上致力於提升工作的「品質×速度」。 我因為工作的緣故,見識過許多企業人士,而那些在工作上展現過人成果、備受好評的人,都是兼備「品質」與「速度」的工作特質,還能同時享受人生和工作,而且幾乎無一例外。 另一方面,在公司內不受器重的人,或是周遭對其負評不斷的人,往往都是因為「品質×速度」兩者的不足,不然就是欠缺「質」與「速度」的其中一項。 如果以迷你思考來展開工作,就能省去無謂的精神耗費,將精力聚焦在重要的事情上。如此一來,品質和速度也就自然會隨之提升。 懂得迷你思考的人,究竟是怎樣的人呢?經營學家彼得‧杜拉克(Peter Ferdinand Drucker)精準的做出了定義。 「如果要我舉出一個提升工作成果的祕訣,那就是集中。能夠提升工作成果的人,都是從最重要的事項開始做起,而且一次只做一項。」 懂得迷你思考的人,必會貫徹這項原則。只要學會迷你思考,就能提升「品質×速度」,同時也能從事高水準的工作。

步驟安排從決定「價值」開始

要是有人問你:「什麼是步驟安排?」你會怎麼回答? 此時,你的腦中或許會浮現「步驟安排」給人的一般印象,例如:行程管理、時間縮減、溝通技術、高效率的工作術等技術理論。本書也會針對這些有效安排步驟的技巧或技能做介紹,但這其實都不是步驟安排的本質。 或許能藉由技巧的運用而暫時提升工作成效,但這種耍小聰明的技巧,不管再怎麼使用,效果終究有限。儘管能暫時提高速度,但品質往往都無法提升,最重要的其實是――提升思考的品質。必須先有這樣的前提,才來使用步驟安排的技巧或技能。 本書提到的步驟安排,最大的特色就在於思考的方法,也就是我所謂的「迷你思考」。 要談論迷你思考,首先有一個最重要的概念絕不能避而不談,那就是「價值」。 「你所提供的價值是什麼?」 應該沒什麼人可以馬上回答這個問題吧?因為大部分的人都沒想過自己所提供的「價值」是什麼。 所謂的價值,換個更淺顯易懂的說法就是:在自己或對方眼中的「好處」。因為從事的這項工作,而對自己、對顧客,或是對工作對象帶來了好處,這就是有價值的工作。 例如,星巴克提供的價值是什麼? 它提供了一個既不是家(第一場所),也不是職場(第二場所)的「第三場所」,這個概念充分表現出了星巴克的價值真髓。也就是說,它不光是一家能喝到美味咖啡的咖啡店,還能提供一處供顧客放鬆享受的空間,這就是它的價值所在。 一個禁止吸菸,而且又很時尚的空間。在那裡可以免費使用Wi-Fi和電源,因此能夠使用筆電工作,也能和朋友一起閒聊,更能獨自沉浸在閱讀中。能在時尚的空間裡展開知性的活動和玩樂的體驗,這正是星巴克的價值所在。而提供這種價值的咖啡廳空間,過去從來不曾出現過。 另一方面,最近因提供早餐服務而人氣爆紅的「KOMEDA珈琲店」,其價值究竟為何?就像他們在公司的概念中所提到的:「希望成為人人都能在此放鬆身心的『街頭客廳』」,讓人感覺像在自己家中一樣輕鬆自在,這就是KOMEDA珈琲店提供的價值。 這家店採用以灰泥當主題的牆壁、木製天花板、真正的磚塊,令人從中感受到一股暖意,也呈現出宛如「昭和」時代的懷舊感。因此顧客能穿著輕便的服裝或是素顏來到店內,享受放鬆的氣氛。 星巴客與KOMEDA提供的價值,並非咖啡這項商品,而是能在喝咖啡的同時,也能體驗到的這個空間。顧客覺得「不錯」,進而感到滿意,因此也就變身為人氣咖啡廳,這就是它們的價值。 所謂的價值,也可說是對「要是有這樣的東西就好了」、「這樣的煩惱要是能解決就好了」的希望所做出的回應。

你的工作是創造價值嗎?

價值對麥肯錫而言,就是以「客戶利益為優先」,也就是要將顧客的利益最大化。為了時時讓顧客的利益最大化,自己所創造出的價值為何?我以前常被問到這個問題,或是反問自己。 當時我便認定,找出能讓客戶大吃一驚的假設並加以驗證,以及從現場蒐集有助於增加新見識的即時資訊,就是我工作的價值,並時時謹記在心。工作上的價值並沒有正確答案,不同的工作有其不同的價值,因此也沒有標準答案。 所謂的價值,得由工作的當事者去找出自己在顧客眼中的價值為何。找出讓自己感到興奮、深受感動的價值,並對此充滿期待。因為那種興奮和期待的感覺,一定也能讓人感受得到。 製作企劃書時的價值,或許就是想讓顧客(或上司)「感覺到對這份企劃書和我的需要」;如果是接待客人的工作,它的價值或許就是「讓客人感覺很慶幸能在這裡消費」。 例如一名飲料製造商的企劃負責人,在開發新產品的價值時,思考的或許是,「滿足想要品嚐美味的咖啡,同時又能替疲憊的大腦補充能量的顧客的需求」。 礦泉水「I LOHAS」(日本可口可樂)是在「不傷害環境的寶特瓶」這樣的價值下所開發出的產品。許多礦泉水都是以水的產地這樣的「品質」作為其價值的訴求,而「I LOHAS」卻是打出了不同的價值。「I LOHAS」的寶特瓶質量輕,因此購買這項商品能對減少二氧化碳等環境問題做出貢獻。 不只局限於創造性的工作,任何工作都有其價值存在。要能找出價值所在,並期許自己能夠提供這樣的價值。 就算是在辦公室裡泡茶的工作也有其價值。那麼到底是什麼價值呢?當然就是提供「以好喝的茶來緩和與會者的情緒,促成有效率的討論」。泡出好喝的茶,並在最恰當的時機提供,好讓會議能順利進行。像這樣的「泡茶款待」也能成為重要的價值。只要能看出它的價值,泡茶也能成為快樂的工作,各位不這麼認為嗎? 展開迷你思考的人,工作時想的不是「我在做什麼」,而是「我在創造出怎樣的價值」,並對自己創造出價值的這件事感到興奮和快樂。再順著這樣的價值,將這份快樂的感受傳達給顧客。

只要意識到價值的存在,結果也會隨之改變

對於被賦予的工作,要時時意識到「應該創造出怎樣的價值」,如此便能看出什麼是應該集中精力的要務。例如,「現在要辦一份雜誌,它的價值就是,為六○年代的男性提供一個熱血沸騰的體驗機會」。接下來就要進行資料蒐集,了解六○年代的男性會對什麼東西感興趣,然後加以分析。至少也不該是針對年輕人的嗜好或流行來蒐集資訊吧? 價值不明確的工作往往會浪費力氣,讓人變成無頭蒼蠅,當然也就不會有成果。比方說,你從事的工作是裁切建造城堡所需的石材。如果你能從一開始就意識到,自己要「用清一色的白來呈現出的極致之美,打造一棟帶給人們感動」的城堡,並以此作為價值所在,那麼你就會挑選外觀美麗的白色石材來進行裁切。但如果事前沒意識到工作的價值,就此展開作業,對石材的顏色就不會有所堅持,拿到什麼石材就直接動手裁切。 價值明確的工作可以清楚看出該走的路,所以在展開工作前便可預見最後將會呈現出的高水準成果。說得更明白一點,在準備階段就可以預測工作的結果,這樣說一點都不為過。 你現在要投入的工作價值為何? 如果你無法馬上回答,最後肯定會變成一隻無頭蒼蠅。所以當務之急就是先停下腳步,從明確決定工作的價值開始做起。

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