內容試閱
1、釐清「已了解」和「待了解」事項
立刻區分出「已了解」和「待了解」兩個範圍，並從「已了解」的項目著手。解決部分問題後，有可能會產生骨牌效應，進一部發現處理其他問題的辦法。
如果腦袋一片混亂無法思考，那就動動手吧！遇到不懂的問題時，我都會列出「已了解」和「待了解」清單，然後先處理前者。
和客戶談生意或開會也是一樣，遇到不清楚的事項時，建議你可跟對方這麼說：「A部分我們可以這麼做，B部分我目前無法給您回覆，待我問過敝公司的專員後，再向您提出新方案。」
2、提問
那麼，要怎麼劃分出「待了解」的問題呢？答案是「提問」。
不知道原因結果時，可適當發問來釐清問題本質、哪個環節出了差錯，能處理多少是多少。圖1-1中列舉了我常問的幾個問題，還請大家參考。
3、休息是為了走更長的路
事情完全無法進展時，轉換心情也是一個方法。這時可以小歇片刻，又或是去外面走一走。
遇到任何狀況都要設法解決，當場能處理多少是多少。把問題帶回公司只是在浪費時間、拖延進度罷了。倘若遇到無法當場處理的事項，回到公司一定要訂出下一步，並持續完成進度。
◎不用電子郵件，可節省九成時間？
一般公司開完會後，都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。
假設今天是由A負責打報告書，他必須先回到自己的座位上，打好紀錄後傳給B確認，B看過後再傳給C，一個傳過一個，而A就只能苦苦地等檔案傳回他手上，完成之日遙遙無期⋯⋯
Google習慣將這些繁複的過程「當場一次解決」。
Google的會議室裡設有大螢幕。
他們的議事紀錄、書面資料不是由單人負責，而是開啟「Google文件」投影在大螢幕上，當場由所有成員合力編輯製作。
如果所有人都盯著自己的電腦看，就沒辦法好好討論了。為了避免這個情形，他們將所有人的文件一次投影在螢幕上，讓大家看著螢幕集思廣益。
這麼一來，就可省去電子郵件一來一往的麻煩，當場完成文件的基礎架構。
這個方法除了開會時可以用，也很適合用來討論企劃案。
一般在籌備企劃案的過程中，大家會將自己做好的文件檔或簡報用電子郵件寄給組員，看過的組員則在檔案中留下意見和評語後回傳。收到回傳的檔案時，必須修改檔名才能存檔，像是在後面加上「第一版」、「第二版」，又或是「日期」、「審查人員的名字」，否則很容易搞混。
說實在話，你不覺得檔名改來改去非常麻煩嗎？一不小心還會出錯，既浪費時間又費心勞神。
Google員工從不用電子郵件傳送工作檔案。他們直接將檔案存在「Google文件」裡，然後傳一封信給相關人員說：「資料已上傳，連結如下，請有需要的人於○月○日前上網編輯。」讓大家各自在雲端上修改補充，逾時不候。這麼一來，即便來不及在會議上編完文件，組員也可以在「Google Hangout」上傳訊溝通，又或是開視訊會議進行討論，一起在線上完成編輯。
這個方法可讓所有組員同時掌握最新版本，擺脫「弄錯版本」的惡夢。
傳統「編輯↓傳送↓編輯」的過程其實很浪費時間。所以Google員工才會放棄使用電子郵件，採取當場合力編輯的方式。
最近越來越多企業推出跨公司的合作企劃案，雲端空間也成了雙方合作不可或缺的工具。
在雲端的輔助下，組員就無須同時到場開會，只要有空時再到雲端上確認檔案即可。如果沒什麼特別的問題就不用報告，有問題再另行討論。這樣不是很簡單嗎？
怕大家誤會我在幫Google打廣告，在此特別補充，微軟（Microsoft）的Office 365、蘋果（Apple）的iCloud等雲端空間也可以共享檔案喔。
◎切勿用電子郵件「喬時間」
在規劃行程時，很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間，但他們不知道的是，這麼做只是在為自己找麻煩。
假設你發郵件詢問大家某個日期有沒有空，只要成員中有一個人無法配合，你就必須再發一封詢問另一個日程。繁複的聯絡程序讓召集人苦不堪言，更別提不是每個成員都會立刻回信。
還記得有次我跟某家公司討論開會日期，對方跟我說：「我希望其他部門的人也能一起開會，我安排好時間後再聯絡你。」結果這一安排，就花了兩天。
只是安排日程，有必要花到整整兩天嗎？
工作最忌諱浪費時間在沒有成效的事情上。
只要使用雲端功能安排行程，即可避免這些情形。
最近不少公司都推出行程管理系統，但員工頂多只能在上面預約會議室，實在可惜。在此推薦大家使用功能更豐富的「Google日曆」（Google Calendar）。
比方說，你可以跟指定對象共同編輯行事曆，請他輸入會議等預定行程。這麼一來，你的行事曆中就會自動出現會議行程，點開還可以瀏覽議題內容等詳細資訊，甚至可下載當天的會議資料。在種種事先準備之下，開會當天就可省去不必要的開場白，直接進入主題，提升討論品質。
下屬有事找你時，也不用一來一往地「喬時間」了。他可以在「Google日曆」中查詢你的行程，直接在雲端上預約你的時間。如果你臨時有事，只要修改行事曆，對方就能查詢到。有了雲端日曆，就不用一天到晚檢查電子信箱了。不過，平常還是要對下屬做心理建設：「我如果臨時更改行程，不是故意放你們鴿子喔，是真的忙不過來。」
很多時候只差上司點頭就可以開始執行了，卻因為不清楚主管的行程、不斷撲空，導致企劃遲遲未能開始。因此，我特別推薦主管人員使用這個方法管理行程，在雲端上與下屬共享行事曆，下屬想要找上司，只要配合行事曆上的空檔即可。
如果下屬一天到晚煩主管「您什麼時候有空？」、「今天可以去找您嗎？」，其實也是變相在剝奪主管的時間，使用雲端日曆可節省彼此的時間，提升整體的工作速度。
我個人則是將行事曆上的「空檔」設為公開，同時與多位客戶共享行事曆，管理行程既方便又快速。
「Google日曆」可設定共享範圍，若有需要，也可以與特定使用者共享私人行程。
公私行事曆分開管理其實挺麻煩的，有時改了東就忘了西。「Google日曆」可在同一個行事曆上管理公私行程，只要將共享對象分為幾個群組，就不用擔心發生遺漏的問題。
有些夫妻會在雲端上共用行事曆，每天晚上更新彼此的行程，藉此確定對方哪幾天回家吃晚餐。這個方式比傳訊溝通更有效率，老婆只要查查行事曆，就能知道老公哪天要加班，當天就不用特別煮了。
善用行事曆可省去傳訊息一來一往的麻煩，讓溝通更順利。「喬時間」是標準浪費時間的行為，想要分秒必爭，可先從這方面下手。
