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◎直接見面，事半功倍
用電子郵件較難把事情說明清楚，有時反而會拖到工作進度。
相信各位一定有這樣的經驗，來來回回傳了幾封郵件後，還是在雞同鴨講，搞不懂對方的用意。遇到這種情形，建議你可以改用電話溝通，又或是約對方當面談。
再方便的溝通工具，都沒有「當面談」來得有效率。與其打字打得要死要活，倒不如一句「我們當面談」，開啟Google hangout視訊功能直接討論。直接看到表情更能了解對方的想法，其溝通效果是文字、聲音所比不上的。
當面談還有一個好處，那就是可以當場解決問題不拖延。富士達（Fujitec）的友岡賢二就讓電梯修理人員直接跟工程師視訊溝通，藉此提升作業效率。
很多人以為像Google這種資訊科技公司，肯定是利用電子郵件溝通工作。說了你可能會嚇一跳，Google員工其實常常舉行小型會議。
Google公司裡到處都設有談話區，公共區域自是不必說，許多地方都設有桌椅、咖啡廳，供員工溝通交流。
Google開會的方式非常有效率。
他們發現問題後，會先評估需要哪些人來解決這個問題，隨後立刻召集四、五個必要人員來到現場，盡快開完會議。
很多人都以為「臨時召集」大家一定沒空，事實上卻是恰恰相反。大多企業都習慣寄電子郵件跟參加者一一確認開會日程，既費時又費力。
開會的目的並非「集合」，而是「決議」，因此，只需召集幾名關鍵人員就夠了。
制度是死的，人是活的，即便是定期會議，也無須強迫全員到齊。建議大家可因應需求變通，像是根據開會內容安排參加人員；重要成員因出差而無法到場時，可將會議延期；如果當天感覺討論不出什麼結果，也可直接取消會議。
◎寫信是「延遲」，交談是「即時」
看到這裡，你是不是也覺得電子郵件比想像中的更「棘手」呢？
關於這一點，用「寫信」和「交談」的差異來說明，應該就很好懂了。
使用電子郵件溝通，你必須先寫信給對方，待對方回信後溝通才算成立。這樣的通信過程快則一天，慢則得等上好幾天。有些無法一次解決的問題，從第一封信到討論出結果可能得花費一週以上。
仔細想想，這種工作方式效率低的離譜。A花幾天做好自己的部分後傳給B，B又花幾天做好傳給C。重點是，A傳給B後，B不一定馬上有空做，導致過程中產生許多「空白」。
這還不是最糟的。假設B做得很差，被上司要求重做，就會耽誤到後面的流程。用這種方式工作，速度哪快得起來呢？
但線上交談就不同了。只要將成員拉進群組，就可直接在線上商議，當場做出結論。先給成員幾天時間各自作業，再約個時間開會討論，不用花多少時間就能結案。線上群組非常方便，成員無須到場，隨時隨地都可以上線討論。屏除時差問題，無論你在日本、美國還是印度，都可以合作執行企劃案。
目前我有個顧問合夥人在紐約，事業夥伴也遍佈全球，包括矽谷、巴西、烏拉圭，他們經常在線上向日本成員回報工作狀況。
有趣的是，因為我們實在太常視訊了，根本感受不到距離，有時都忘了對方是在日本、紐約，還是倫敦，唯一顧忌的只有對方現在是不是睡覺時間。據說知名拉麵店一風堂的總經理清宮俊之，就是透過「Google Hangout」和國外聯絡。
除了「Google Hangout」，市面上也有很多免費的視訊通話軟體，像是LINE、Facebook Messenger、蘋果的Face Time普及率都相當高，一般上班族都可使用。
就拿我顧問公司的合夥人石原明先生來說吧，他是一名經營顧問，也幫忙許多創業新手調度資金。他在和顧客交流的過程中，常用LINE向客戶說明自己的想法，又或是在線上與投資家交涉。聽他說，最近他在處理某個案子時，分別用LINE和電子郵件和兩批人馬交涉，結果前者比後者更快完成了投資。
寫信是一種延遲行為，收到信後得深思熟慮一番才回信；交談則是一種即時溝通，當場解決，一次到位，兩者的速度差異皆反映在工作的成果上。
善用雲端功能可幫助你從根本改善工作模式。想做出十倍成果嗎？想要只花十分之一的時間就完成工作嗎？請務必記住八字訣：「全體集合，一次解決」。
