內容試閱
前言
有問題的並不是開會本身。對團隊和組織而言，會議必不可少；少了會議的話，組織內部的民主治理、包容、參與、爭取認同、溝通、心理依附、團隊合作、協調與向心力都將大打折扣。真正需要根除的是效果不彰的會議、浪費時間的會議，以及沒有必要的會議──本書想談的，正是如何解決這些問題。
開會占用了許多人和組織的大量時間，近年曾有人估算，每天光是在美國就有五千五百萬個會議要開。考量到與會者的平均薪資，就會發現開會時間的成本極其驚人，據估計，美國每年的開會成本高達一兆四千億美元，占二○一四年美國GDP的8.2％；雖然投注這麼可觀的時間成本，獲得的效益卻相當低落。薪資查詢平台Salary.com曾調查職場上容易消耗時間的事務，發現「開太多會」是浪費時間的首要元凶，在作答的三千一百六十四位員工中，選擇這一項的人占了47％。假如換算成開銷，合理的估計是一年有兩千五百億美元虛耗在開太多爛會議上，這些粗估的數字還不包括爛會議造成的間接成本（例如員工的不滿和壓力）。
可惜的是，多數公司和領袖都以為糟糕的會議無可避免，只因為他們不曉得更好的做法，或嘗試過新方法卻未能長久維繫，畢竟那些方法都缺乏科學根據證明真的有效。不僅如此，爛會議會催生更多爛會議，漸漸使缺乏效能的措施成為組織中的常態。這一切綜合起來，就導致大家接受爛會議是生活中的必然、是經營業務理所當然的成本，一如倫敦下雨也是生活中的必然。可是會議跟天氣不一樣，會議是能夠改善的。
我帶領團隊研究會議這個主題超過十五年，曾調查、訪談來自數百家企業組織的上千名員工，本書將援引我的原創研究與大量實證文獻，目標是闡明會議背後的科學，為主持與參加會議的人提供方向、指引與解決之道。很多我認識的人都很驚訝居然有社會科學家和組織科學家專門研究開會，不過這門研究的內容曾發表於大量科學期刊與研討會、寫成書籍章節和研究論文，還獲得眾多媒體報導。與本書最密切相關的是，這門科學的洞察與實務應用可以讓高階主管和企業組織直接受惠，提升效率和生產力、推動創新、讓員工更積極參與、做出更好的決策、對各項計畫更投入、溝通更良好，全體員工也會更有革命情感。
本書是寫給所有必須在職場召開或主持會議的人，包括各行各業的小組長、小主管、經理、總監及高階主管；寫給人才培育專家、高階主管教練，以及其他提供團隊合作與領導能力相關訓練及諮詢的教育人士；也寫給致力於在所屬單位改變開會文化的人資主管跟組織領導者。
本書每一章都深入剖析一個導致開會與計畫脫節的棘手問題，藉此帶出具有科學根據的解決方法。大體上，我會先指出該章要討論的會議功能失常類型，然後提供一套具體的最佳做法和解決方式，協助你找回浪費的時間。我的建議都是依科學證據歸納出來的合理推論，同時也審視Google和Amazon這類頂尖企業組織採用什麼措施。
怎樣算開會？每一場集會的規模和目標可能都落差很大，整體而言，本書聚焦於企業組織最典型的會議，規模可能少則兩人，多則十五人，表定的目標一般都跟協調、溝通、決策與監督有關，從每週會議到策略會議、計畫會議、專案小組會議、疑難排解會議、腦力激盪會議、會報會議，全部屬於本書涵蓋的範疇。話雖如此，只要掌握了什麼方法有用、什麼沒用，我很難想像有哪一種集會或場合不會因此受益──你可以試著把所學應用於一日靜修，應用於組織單位的訓練，應用於跟客戶的會議，應用於社區集會、宗教集會或是家長會。任何超過兩人聚在一起討論、溝通、協調或決策的場合，一定可以受益於思慮周延、獲得實證的開會方式，這樣開會也才能真正尊重每個人的時間與心力。
爛會議容易消耗一個人或組織的生命力，不過只要運用經過實證的解決方式（像是本書探索的各種做法）把會議開好，就足以帶來改變人生、極其正面的影響。光是每天改善一場會議，正面效果就會向外擴散，隨著時間過去影響越來越多人，不僅能讓組織享受節約成本、改善組織策略等重大好處，還會使每個人得到滿足感、參與感和成就感。不僅如此，會議主持人或未來有意主持的人若掌握開會領導力將具備獨特的優勢，在職涯進展和個人成就都能更上一層樓，因為他們會相當善於和他人合作、建立關係、協助他人徹底發揮潛力，帶領團隊創造共贏；反過來說，一旦少了開會領導力，就只能和許多人一樣承擔引發開會「問題」的責任，成為把職場搞得烏煙瘴氣的背後推手。
