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為辦公室的文件瘦身
文件瘦身十大法則
1.放到資料夾歸檔：
一件任務完成時，相關的文件就該離開吊夾，因為這裡的空間太寶貴了。那些你必須長期保存的文件不應繼續留在吊夾裡，應該收到資料夾裡去，因此，我們應該為每一個吊夾準備至少一個相應的資料夾；至於那些不必繼續保留的，就扔到字紙簍裡去吧！別忘了充分利用你的字紙簍。
2.放在其他地方：
至於那些吊夾太小放不進去的東西，就應該收到其他地方去。比如厚厚一疊文件可以放進雜誌盒裡；為了避免忘記，你可以另外在相應的吊夾裡放進相關的信函，或是第一頁的影本等以自我提醒。
3.結合日曆：
這一點我們已經知道了。為了提醒你別忘了『要做的事』清單，所有要做的事都必須登記到記事本裡實際要執行的時間欄裡。
4.想些好記的名稱：
在吊夾上一一標明讓人一看就知道的標題（比如：展覽攤位、研發部、出差等等），避免使用『緊急！』、『尚待處理』這一類的字眼。為吊夾命名時，如果用的都是平凡而無法激發我們工作動機的名稱，往往就會讓吊夾成為令人提不起勁的墳場，而重要的文件也會在裡面失去蹤跡。在為吊夾命名時，正經八百的公文詞彙最好不要用，盡量利用幽默感帶給人的減壓效應，比如：不用『尚待處理』，改用『快快答覆我！』；不用『帳單』，改用『付錢給我！』；不用『辦公室以外的商務約會』，而用『開溜！』等等。
5.變色龍：
想辦法讓你的吊夾車具有自己的生命！不要怕經常更換吊夾的名稱，讓你的吊夾車一直都是個生命體。比如，有一名記者為每一則新聞都準備了一個吊夾，當這則新聞播出以後，那些需要存檔的資料就改收到資料夾裡，而這個舊吊夾就改以新的新聞計畫來命名。為了方便起見，千萬要準備好足夠的『名牌』，最好將它們放在吊夾車最後面的吊夾裡。
6.快速解決：
事實證明，如果在前頭的吊夾裡，針對可以快速處理的問題放些早就準備好的回信或傳真答覆，就能迅速回答這些事情。
7.利用簡便方法：
檢查看看，哪幾類的文件、信函會因為無法歸到某個特定類別，而老是堆在你的辦公桌上沒處理？接著便準備好相應、可以收容它們的吊夾，比如『孩子』（母姐會通知、孩子班上的同學名錄、病假單）或是『運動俱樂部』（如果你是某某俱樂部、運動團體的會員）等。『實用資訊』（剪報、手冊、廣告等）也都收到相關題材的吊夾裡；如果還沒有合適的吊夾，就趕緊準備一個（比如：保持個人健康的秘訣）吧！
另外，為所有和出差相關的文件準備好一個新的旅遊吊夾也很實用，像車票、行車時刻錶、各城鎮地圖、旅館地址、邀請函、觀光區介紹（但是只收有重要資訊、撕出來的那幾頁）等等都可以放到這裡。每一次的差旅資料都收在一個透明的夾子裡，這樣當你跨上旅程時就可以帶著需要的夾子出去，不會漏掉任何重要事件了。旅途中所有必須保留的資料（尤其是所有報帳時需要的收據、文件等）也都放進這樣的透明夾裡。由於這些東西你都帶在身上了，想要的話，在回程途中你就可以動手計算這些麻煩的帳務了。
等到這次差旅結束，帳也算好了，就可以在這個透明夾子的最前方放張標題清晰的註記，再把所有這些東西收到一個寫有『完成的旅行』的盒子裡。你看，這個辦法就是這麼簡單又妥當，而且不會漏掉任何東西。
8.利用吊夾前側：
在吊夾前側寫上和吊夾收藏的文件相關的電話號碼、姓名、地址、約會、會員號碼或其他重要訊息等，這樣只要拿起這個吊夾，就能一眼看到所有的重要資料了。
9.發揮創意：
只要你好好安排吊夾車，無論什麼事它都能妥善管理，同時運用創意發現吊夾的種種新用途。最理想的是，你不只會利用屬於你的這個中途歸檔站，還能好好愛它（同時得意地秀給別人看）。比如：喜歡用鋼筆寫字的人可以準備好一個專門用來放吸墨紙的吊夾。有了這個吊夾之後就不必四處找吸墨紙了。在家裡也可以準備一個吊夾，用來放置各種讓孩子驚喜的小禮物，比如貼紙、從雜誌裡剪下來的謎題、裝著甘貝熊軟糖的小袋子等。
10.經常瘦身：
一旦吊夾塞得太滿，就要好好瘦身了。在每一個夾子裡都有一些早就完成的工作資料，這種資料『發胖』的程度要比我們想像的快多了。一般來說，只要花個十分鐘把這些多餘的東西清理掉，你的吊夾就能再度發揮應有的效用了。
看到這些塞得滿滿的吊夾時，可別夢想要用一場『轟轟烈烈的大掃除』將『所有一切』打理好，因為這樣的偉大行動是永遠不會實現的，最好還是從小小的一步開始，並且毫不遲疑地去進行！
