內容試閱
小改變，會議效率飆速提升 ◎吳世娜
參加部門會議時，我經常會準備一本筆記本，可以隨手記下與業務有關的資料，或就那樣隨意地塗塗寫寫。因為許多時候，會議常會開著開著忘記了它最初的目的，像脫韁野馬般失去方向，如果沒有準備其他可做的事，除了時間浪費掉很可惜，那種無聊也讓人難以忍受。沒有成果，只是消耗時間，會議彷彿蠶食工作時間的害蟲。
我所屬的部門負責發掘新事業項目，主要業務是在已飽和的既存市場中，發掘出新成長的動力。我們的工作需要動腦、想創意點子，成員囊括戰略團隊、事業團隊、行銷團隊、技術團隊等各部門人員，在開會的時候，因彼此立場的差異，時常摩擦不斷。有一次，部門為掌握業務現況和問題點而開會，結果彼此忙著互推責任，會議開到要正常進行都難的地步。本來希望透過開會，讓不同專業、不同業務的人，獲得共識，一起做出一個結論。但照這情況，恐怕很難真有什麼定見。
我們部門的會議，大都是以「衝撞式腦力激盪」的方式進行：一起頭纏白布，絞盡腦汁，像拚聯考一樣地討論，盲目期待會不會有好方案跑出來，這就是產生馬拉松會議的原因，而且參與者老是不斷重複各自本位主義的主張。尤其是技術團隊和業務團隊選拔出來的兩個人，他們非常堅持己見，難以妥協，每次開會都會展開激烈辯論，白白浪費許多時間，導致會議連開好幾天，甚至開到三更半夜，弄得大家精疲力竭。久而久之，只要一到開會時間，大家光看到彼此的臉，就腦筋一片空白。
終於有一天，實在忍無可忍的我提出建議：「討論到此結束，現在大家各自把點子寫到白板上，再綜合整理。」來自不同部門的人已到了壁壘分明、劍拔弩張的地步，終究不得不順服地接受我的提議。
結果新奇的事情發生了。看著這些即興寫在白板上的點子，我發現以前經常演變成爭吵、僵持不下的部分，因為大家都分別提出自己的想法，居然不再是問題了；另外，本來參加會議時非常低調的人也在白板寫下點子，開始提出自己的意見了。在光靠討論的會議中根本出不來的嶄新點子，透過這個方法，彷彿突然挖到寶藏般，全都冒了出來。到後來，甚至連白板都不夠寫的地步。
受到這種「邊寫邊討論」開會方式的成果鼓舞，在我們和其他部門開會時，也改用這種方式來開會了：與會人員將自己的意見寫在便利貼上，再依序在白板上貼成一排。因為不記名，所以可以免除壓力、盡情地發表自己的想法；連很在意他人眼光的新進人員意見，也能順利網羅進來。
當需要新點子時，這真是最有效益的方式了。一週二、三次，我們先訂出特定主題，然後在便利貼上寫下相關的點子，以這種方式取代傳統討論會議，只需五到十分鐘，就能獲得許多點子，若是以前，勢必要開很久的會才能有這種結果。之後統整類似的點子，再綜合檢討、整理，即可獲得滿意的成果。
相較於以前光動嘴說、動手抄或者靜靜看，用這種方式，自己主動寫下點子，讓大家看到，然後做意見交流，會議進行得更有效率了。不過我們這個部門是要刻意製造「太陽底下仍有新鮮事」的地方，所以不能就停在這裡。
我們從《寶藏地圖》這本書中取得靈感，嘗試了劃時代的開會方式。這本書的要旨是：若把真實又生動呈現出自己夢想的圖畫或照片掛在牆上，每天眺望，夢想就能提前實現。
「對，不要只用文字表現，也要利用圖或照片！」
比起單用文字表達想法，把想法用投影片呈現出來，不僅更容易理解，也更有趣。於是我們向位於同棟大樓一樓的銀行，要了一些過期的雜誌，我們不管文字內容，只挑選喜歡的、合乎自己夢想的圖片，再從中選了幾張貼在辦公室牆上，要大家看著照片自由聯想，就直接想到什麼就說什麼，如此壓力不會太大，最後把想法串聯起來，有趣的點子就出來了。
我們收集的照片，多是美麗的觀光勝地、住宅，或是自己想擁有的產品。每個人的夢想或期望都大同小異，但是看著這些照片後浮現的想法，卻天差地別。即使是相同的照片，依各自所站立場的不同，也會有截然不同的感受，許多奇發異想由此產生，這奇妙的結果，不止一次讓我們驚嘆：「居然有這麼妙的點子！」這是我們這個成員多樣化的部門，充分讓這個多元特色發光的瞬間。
