內容試閱
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╳低效人士
時間被「作業」用掉
○高效人士
專注於「價業」以產生成果
把時間花在「能取得成果的工作」上
評估任務重要性的秘訣是將工作分為「作業」和「價業」。分類的標準是「這項工作產生的價值高不高」，簡單來說就是「是否有助於取得成果」。我將只要動手就能完成的工作稱為「作業」，需要靠頭腦思考、能取得成果的工作稱為「價業」。
作業無論由誰來做，都無法大幅改變成果。譬如說，寄送郵件、單純輸入的工作，不管誰來做結果都差不多。如果被這些工作吃掉時間，就無法取得更好的成果。針對作業，我們可以透過提高速度和效率「快速進行」，或者透過將工作交給他人、委託給運輸公司等方式，「不做」也是選項之一。
價業是與成果直接相關的重要工作。以我來說，「客戶的戰略規劃」、「製作研習資料」、「書籍企劃」會直接影響公司的營業額和成果，所以屬於價業。企劃、計劃、諮詢等相關業務就屬於價業。
為防萬一，我必須強調這並不是在輕視「作業」。而是要注意時間效益，思考「該如何盡可能減少作業的時間，增加價業的時間？該如何更加專注？」非常重要。
5
╳低效人士
沒有掌握「期待值」就先著手工作
○高效人士
掌握「期待值」之後再工作
以期待值為基準，區隔「價業」和「作業」
要將工作分類為價業或作業，需要擬定「標準」。我們試著根據公司或上司期望的成果來分類一下。
在外資企業中，通常會有「職務說明書」。如字面所述，這份文件清楚地描述了職種、職位、所屬部門、工作角色與職責範圍、工作內容、所需技能、目標和評估方式、勞動條件等。明確提出「公司期待的成果」，員工必須根據這份文件工作。
近年來，有越來越多日系企業採用這種職務說明書，但我想仍有很多公司尚未採用這種作法。在這種情況下，讓我們整理一下公司所期望的成果和角色吧。
舉例來說，除了銷售目標等數字之外，建議還應該以一對一的方式或者透過面談確認上司所期待的角色和數字以外的內容。如此一來，你就能更具體地了解自己應該取得什麼樣的成果，這種與成果直接相關的工作就是「價業」。
只要明確掌握公司的期望並做好工作，就不會出現「我很努力，卻得不到好評」的偏差。
6
╳低效人士
不清不楚地完成任務
○高效人士
將自己的任務梳理一次
具體掌握「價業」和「作業」
掌握了作業和價業後，為了更具體地了解全貌，可以先暫時放下工作，把所有的任務寫出來。整理方法百百種，不過最淺顯易懂的整理方法就是按照流程梳理。
如果是業務，就可以把工作分為「事前準備→接觸→預約→商談→接單」這幾個步驟，並列出每個步驟需要做的事情。然後再分類這些工作是「作業」或「價業」。
請務必親自動手寫下清單。動手分類之後，就會了解日常工作的重要性和意義，或者發現任務與任務之間的關聯。這些發現都蘊含提高生產力的提示。
請在進行工作時隨時思考：「該如何盡可能減少作業的時間，增加價業的時間？該如何更加專注？」
7
X低效人士
「看到龐大數字」就會感到焦慮
○高效人士
拆解成「小數字」
只要「因數分解」就能消除焦慮
當意識只集中在龐大的目標數字上時，便會產生焦慮和不安的情緒。當看到大數目時，先從分解開始吧。如此一來就能看見達成目標的道路。
假設銷售目標是1000萬日圓。在這個時候如果只看到1000萬日圓這個大數字，即使勉強自己「一定要達成」也無法成事。將銷售額「因數分解」成小數字，再來安排行動計畫非常重要。
首先，將業務的流程拆解到簽訂合約為止，變成「事前準備→接洽→約時間→商談→接訂單」。這樣就能詳細掌握每個階段的「數據」──從接洽到約時間的「約見率」、約時間到正式商談的「立案率」、最後是接到訂單的「接單率」。
銷售總額可以透過商談數×接單率×客戶單價這個乘法算式來計算。舉例來說，假設每月進行10次商談，接單率為50%，客戶單價為200萬日元，就可以預期會獲得1000萬日元的銷售額。如果難以達成業績目標，那就可以考慮多約見客戶並增加商談次數，提高商談效率幫助提升接單率，又或者是增加附加價值以提高客戶單價。利用這三種方法（或搭配組合三種方法），便可以更快達到目標。
像這樣分解「大目標」，轉化為季、月、週、日的行動計劃，使得每段時間該做的事情變得清晰明了。
Column① 試著計算自己的「時薪」
你有計算過自己的「時薪」嗎？以一個年收入500萬日圓的人為例，時薪約為2000日圓。這個數字通常是單純以「薪資／勞動時間」來計算。
然而，這個數字並未反映實際情況。因為這些計算方法都沒有包含梳妝打扮等準備時間、往返公司和住家的通勤時間等，我認為這些時間也應該一併納入計算。而且，納入公司為員工支付的各種保險費用，也是一種計算方式。
還有，我們必須注意「時薪會根據工作性質而有所不同」。本章介紹的「價業」應該比「作業」擁有更高的時薪才對。具體而言，企劃、與客戶的洽談等，能夠帶來成果的「價業」，應該設定較高的時薪，而諸如費用核算和辦公郵件處理等動手就好的「作業」則應該設定較低的時薪。以參考值來說，價業的時薪應該設定為作業的三倍以上，這裡的關鍵是更清楚地意識到應該達到的成果並加以換算。
當你開始意識到時薪時，就會更加敏感地意識到「時間效益」，也就是工作時間與成果之間的比例。請務必親自動手計算自己的時薪。應該會大幅改變你對時間和成果的想法。
第2章 製造「偷懶時間」的前置作業
8
╳低效人士
先做「容易完成的工作」
〇高效人士
先做「需要花時間的工作」
從整體架構回推
安排工作時，首先需要考慮「需要產出什麼＝成果」，然後從目標逆向推算該做些什麼。
在烹飪時，我們考慮的是「要透過哪些步驟才能在餐桌上擺出佳餚，讓大家都能品嘗美味料理」。如果要做湯、牛排和沙拉，就應該先從湯這種需要花時間燉煮入味的料理開始準備。在燉煮的同時，做甜煮胡蘿蔔、沙拉，準備好了之後，就可以開始煎牛排……按照這個順序準備。重點是「從整體架構回推」、「找出最花時間的工作」。
工作也是一樣的道理。如果是製作網站，就不應該從首頁、公司簡介、產品介紹等部分開始製作，而是應該從整體架構反推：「希望顧客如何使用網站？想要得到什麼樣的回應？」
假如拍攝影片最花時間，那麼在準備期間，會需要把工作委託給相關人士、開會、修飾文章……了解全貌後思考具體計畫讓整個流程更快速進行。
雖然緊急的工作也很重要，但我們不應該盲目地處理眼前的工作，而是應該從整體架構來反推，尤其擬訂計畫的時候就要優先處理較花時間的工作。
9
╳低效人士
只按照「自己的步調」工作
○高效人士
考慮「下一個人」的行程安排工作
不要給別人添麻煩
在安排工作時，除了要掌握整體狀況之外，另一件重要的事情是要考慮「後續工序」。「後續工序」是指自己之後承接後續工作的對象（執行下一道工序的人）。工作效率高的人，會讓後面的人更容易做事，最終將有助於提升整體速度。
工作就像接力賽跑一樣，能否成功地將接力棒交給下一位跑者，會大幅影響整體速度。
我以前曾經在豐田汽車體系的企業工作，當時隸屬於汽車彈簧生產管理部門。製作彈簧需要經過多道工序，雖然製造工作由機器完成，但連接兩道工序需要人工進行。當時，是否能在方便後續同仁工作的狀態下交接，大幅影響生產效率。
假設沒有考慮後續工序的人，把彈簧放在稍遠的地方。而「從A運送到B的工作」需要花費1秒，那麼移動2000個彈簧就需要2000秒，等於損失將近30分鐘的時間。這些損失，將導致整體工作的延遲。
不考慮後續工序，不只會降低工作效率，給對方帶來麻煩和困擾，甚至可能導致「重做」的情形。
10
╳低效人士
把行事曆「塞滿」
○高效人士
行事曆上有「空白時間」
保留專注在「價業」的時間
能創造新價值的，不是那種5分鐘或10分鐘就能完成的工作。
以我來說，需要有充裕的時間來擬定客戶下一季的市場行銷策略或者是自己書籍的主題。當我需要專注於這些「價業」時，就必須避免出門，集中精神全力以赴。如果與客戶或出版社的會議佔滿了行程表，就沒有時間進行有價值的工作了。
如果可以的話，每週保有2天或者至少1天，不要安排任何會議，讓自己有一天可以完全偷懶，保留時間專注於「價業」，不要只被「作業」追著跑。
為此，不要只看當天的行程，養成習慣查看一週或一個月的行程安排，這一點非常重要。俯視一整個月的行程安排，確認「行程是否排得太滿」，也就是說避免塞了太多行程很重要。
此外，週末或月底檢視下週（下個月）的行程，不僅能及早發現計劃中的疏忽或撞期等失誤，可以說是一石二鳥。
